Policy avseende integritet och lagring av
personuppgifter för uppfyllande av GDPR
1. Allmänt
Denna policy (”Integritetspolicy”) beskriver hur Trust-IT Sweden AB org.nr 556538-4699, Solna Torg 3,6tr, 171 45 Solna, e-post: info@trustit.se, nedan kallat ”Trust-IT” samlar in, använder, lämnar ut och lagrar dina personuppgifter.
1.1 Integritetspolicyn gäller då Trust-IT tillhandahåller tjänster och produkter i anslutning till köp, serviceärenden och övrig kontakt med Trust-IT, såsom besök på webbplats.
1.2 Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi vill med denna Integritetspolicy visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.
2. Personuppgiftsansvarig
Trust-IT är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Trust-IT är även personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som vi låter lagra hos tredje part s.k. Personuppgiftsbiträden.
3. När behandlar vi dina personuppgifter?
3.1 För att du ska kunna skicka in en intresseanmälan, köpa våra varor eller tjänster eller kontakta oss för service eller information måste vi samla in och behandla personuppgifter om dig.
3.2 Trust-IT samlar in och behandlar personuppgifter om dig när du genomför ett köp på Trust-IT webbplats, fyller i en intresseanmälan, besöker tar emot ett besök som Trust-IT deltar i eller när du på annat sätt har kontakt med Trust-IT. Informationen som samlas in från dig vid intresseanmälningar och köp krävs för att du ska kunna ingå avtal med Trust-IT och för att Trust-IT ska kunna tillhandahålla sina tjänster och erbjudanden.
3.3 Trust-IT samlar även in uppgifter om dig under tiden du är aktiv kund med ex. vis hyresavtal eller om Trust-IT har garantiåtaganden gentemot dig som privatperson eller företag. Vi samlar in inköpshistorik, vilka erbjudanden du varit intresserad av genom att läsa ett mail eller klicka på en länk.
3.4 Vi samlar även in och uppdaterar dina adressuppgifter via tredje parts tjänster för adressuppdatering.
4. Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?
De personuppgifter Trust-IT samlar in och behandlar om dig i är:
- Namn och identifikationsnummer (personnummer, nationellt id eller organisationsnummer)
- Adress
- Telefonnummer och e-post
- Betalningsuppgifter
- Kundnummer
- IP-adress och information om din användning av Trust-IT webbplats
- Information om vilka av våra varor eller erbjudanden du varit intresserad av,
- Information hur du interagerar med våra nyhetsbrev och vilka av våra tjänster du anmält dig till.
- Uppgifter om dina inköp
5. Varför behandlar vi uppgifter om dig?
Trust-IT behandlar dina personuppgifter för olika ändamål. Huvudsakligen behandlar Trust-IT dina personuppgifter i syfte att:
- Fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som kund, såsom genomförande av köp, fakturering och tillhandahållande av support;
- Möjliggöra allmän kundvård och kundservice, som för att besvara frågor och rätta felaktiga uppgifter;
- Lämna information och rikta marknadsföring, per post, e-post, SMS/MMS samt telefon avseende Trust-IT och utvalda samarbetspartners varor och tjänster;
- Hantera kundförhållandet och tillhandahålla våra tjänster;
- Ge dig relevant information och anpassade erbjudanden i nyhetsbrev samt på webben;
- Bedöma vilka betalningsmetoder vi kan erbjuda dig, till exempel genom kreditbedömningar;
- Förbättra vårt kunderbjudande, till exempel utveckling av tjänster, produkter och funktioner;
- Förhindra bedrägerier och utföra riskhantering; samt
- Följa tillämplig lagstiftning, till exempel bokföringslagar.
Uppgifterna kan även utgöra underlag för marknads- och kundanalyser, marknadsundersökningar, statistik, affärsuppföljning samt affärs- och metodutveckling relaterat till köp av varor och tjänster.
6. Grund för vår behandling av dina personuppgifter
6.1 Trust-IT baserar behandlingen av dina personuppgifter på ett antal lagliga grunder. Dessa beskrivs i det här avsnittet.
6.2 Vi behandlar bland annat dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet med dig som kund, såsom för att genomföra beställningar, köp och för att kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig, såsom garanti- och servcieåtagande. Med stöd av denna lagliga grund behandlar vi uppgifter, såsom dina inköp, din interaktion med Trust-IT samt ditt intresse av våra tjänster, erbjudanden och produkter för att kunna fullgöra vårt åtagande att tillhandahålla dig personliga erbjudanden och service.
6.3 I vissa fall kan Trust-IT ha en rättslig förpliktelse att behandla dina personuppgifter. Detta gäller till exempel för den behandling av personuppgifter som vi utför för att kunna uppfylla bokföringslagens krav.
Ändamål
A. För att administrera, katalogisera, utveckla och leverera våra varor och tjänster samt för att tillhandahålla garanti & support
Rättslig grund
För att fullfölja avtal om köp eller hyra samt för att tillhandahålla service och reservdelar under produkts livslängd.
Kategorier av personuppgifter
- Namn, adress, telefonnummer samt e-post
- Geografisk information
- Information om köpt produkt
- IP-adress, enhetsinformation, logginformation
Lagringstid
Så länge köpt produkt, tjänst är användbar och i bruk och ett eventuellt framtida i behov av service och reservdelar finns. Kund har när som helst rätt att kontakta Trust-IT för radering av samtliga uppgifter och få bekräftelse därom.
B. För att försäkra oss om att lagkrav efterlevs, såsom bokföringslagen
Rättslig förpliktelse
- Namn, adress, telefonnummer samt e-post
- Geografisk information
- IP-adress, enhetsinformation, logginformation
Så länge vi är skyldiga att lagra uppgifterna enligt tillämplig lag.
C. För att marknadsföra Trust-IT och varor och tjänster genom post, e-post, telefon och SMS/MMS
Intresseavvägning
- Namn, adress, telefonnummer samt e-post
- Geografisk information
- IP-adress, enhetsinformation, logginformation
Två år efter att du senast varit aktiv hos Trust-IT Till exempel genom att handla hos oss eller kontakta vår kundtjänst
8. Marknadsföring och information
8.1 Trust-IT kan behandla dina personuppgifter och vilka av våra varor, tjänster och erbjudanden du varit intresserad av, vilka av våra nyhetsbrev du interagerat med och vilka av våra event du anmält dig till, uppgifter om dina inköp, för att tillhandahålla dig erbjudanden som vi tror passar dig.
8.2 Du kan när som helst invända mot ovan behandling av dina personuppgifter och att dessa raderas. Detta gör du genom att ringa Trust-IT kundtjänst på 08-734 60 00 eller genom att e-post till info@trustit.se När Trust-IT har mottagit din anmälan kommer Trust-IT att upphöra med att behandla dina personuppgifter för detta ändamål.
9. Hur länge sparar vi uppgifter om dig?
9.1 Dina personuppgifter sparas endast så länge som det finns ett behov av att spara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna Integritetspolicy. Trust-IT kan komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att följa lagkrav eller för att bevaka Trust-IT s rättsliga intressen, t.ex. om det pågår en juridisk process.
9.2 Trust-IT sparar uppgifter i högst 24 månader efter det att kunden senast integrerat med Trust-IT. Då kund genomfört köp eller annat avtal t.ex. hyressavtal kan Trust-IT komma att spara uppgifterna enligt punkt 7A ovan.
10. Vem lämnar vi ut personuppgifter till?
10.1 Trust-IT kan komma att lämna ut dina uppgifter till tredje part, såsom till finansbolag för upprättande och administration av leasing- och hyresavtal, delbetalningsupplägg eller andra betalningstjänster.
10.2 Tredje part som Trust-IT lämnar ut information till eller på annat sätt tillhandahåller information om en kund om, får endast använda informationen i syfte att sälja och marknadsföra Trust-IT och Trust-IT samarbetspartners produkter eller i syfte att leverera tjänster med anknytning till Trust-IT avtal med dig som kund. Om du har valt att teckna en försäkring på ett leasing- eller hyresobjekt kan personuppgifter även komma att lämnas ut till försäkringsbolag. Om du ansöker om en kredit vid köp av en vara eller tjänst kan dina uppgifter komma att lämnas ut till kreditupplysningsföretag.
10.3 Personuppgifter kan vidare komma att lämnas ut av Trust-IT, om det är nödvändigt för att följa gällande lagkrav eller krav från myndigheter, för att tillvarata Trust-IT rättsliga intressen eller för att upptäcka, förebygga eller uppmärksamma bedrägerier och andra säkerhets- eller tekniska problem.
10.4 Trust-IT kommer inte att sälja dina personuppgifter till tredje part utan ditt skriftliga medgivande.
11. Ändring av integritetspolicy
Trust-IT har rätt att när som helst ändra Integritetspolicyn. Trust-IT kommer att med rimligt varsel underrätta dig vid ändringar av Integritetspolicyn. Om du inte godtar ändringarna har du rätt att säga upp avtalet med Trust-IT innan den ändrade Integritetspolicyn träder ikraft. Du säger upp avtalet genom att kontakta Trust-IT på telefon 08-734 60 00 eller via e-post på info@trustit.se
12. Skyddet av dina personuppgifter
Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Trust-IT har därför vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Exempelvis sparas alla uppgifter i en databas som är skyddad genom behörighetsstyrning och brandvägg.
13. Dina rättigheter
13.1 Trust-IT ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.
13.2 Trust-IT kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.
13.3 Du har rätt att begära:
a. Tillgång till dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära ett registerutdrag över den behandling som vi genomför avseende dina personuppgifter. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Du har rätt att en gång per kalenderår, genom en skriftlig ansökan, kostnadsfritt erhålla ett registerutdrag från om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. Du har även rätt att i registerutdraget få information om var uppgifterna har hämtats ifrån om personuppgifterna inte har samlats in från dig, förekomsten av automatiserat beslutsfattande (inklusive profilering) samt den förutsedda period under vilken uppgifterna kommer att lagras eller kriterierna som används för att fastställa denna period. Du har vidare rätt att i registerutdraget få information om dina övriga rättigheter som anges i denna punkt.
b. Rättelse av dina personuppgifter. Vi kommer på din begäran att så snabbt som möjligt rätta de felaktiga eller ofullständiga uppgifter vi behandlar om dig.
c. Radering av dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära att dina personuppgifter tas bort om de inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för. Det kan dock finnas lagkrav på att vi inte omedelbart får radera dina personuppgifter i exempelvis bokförings- och skattelagstiftning. Vi kommer då att avsluta den behandling som görs för andra ändamål än att följa lagstiftningen.
d. Begränsning av behandling. Det innebär att dina personuppgifter markeras så att de endast får behandlas för vissa avgränsade ändamål. Du kan bland annat begära begränsning när du anser att dina uppgifter är felaktiga och du har begärt rättelse enligt punkt
13.3 b). Under tiden uppgifternas korrekthet utreds kommer behandlingen av dem att begränsas.
13.4 Trust-IT kommer att underrätta varje mottagare till vilken personuppgifterna har lämnats ut enligt punkten 10 ovan om eventuella rättelser eller radering av uppgifter samt begränsning av behandling av uppgifter.
13.5 Du har rätt till dataportabilitet. Det innebär en rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.
13.6 Du har rätt att invända mot personuppgiftsbehandling som utförs med stöd av en intresseavvägning. Om du invänder mot sådan behandling kommer vi enbart att fortsätta behandlingen om det finns berättigade skäl till behandlingen som väger tyngre än dina intressen.
13.7 Om du inte vill att behandlar dina personuppgifter för direkt marknadsföring har du alltid rätt att invända mot sådan behandling genom att skicka ett mail till info@trustit.se. När vi har mottagit din invändning kommer vi att upphöra med att behandla personuppgifterna för sådant marknadsföringsändamål.
13.8 Du har rätt att inge eventuella klagomål angående behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen.
14. Cookies
När du besöker vår hemsida använder vi cookies, du hittar mer information om hur vi behandlar cookies i vår cookiepolicy.
15. Kontaktinformation
Kontakta oss om du har några frågor om denna Integritetspolicy, behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill begära ett registerutdrag. Vår kontaktinformation hittar du nedan:
Trust-IT Sweden AB
Organisationsnummer: 556538-4699
Solna Torg 3 6tr
171 45 Solna
gdpr@trustit.se
Våra webbplatser som omfattas av denna integritetspolicy: www.trustit.se och www.timeorganizer.se
Mer information
Mer information om GDPR och de nya reglerna hittar du på Datainspektionens hemsida.
DATAINSPEKTIONEN.SE
